10 pravidel, jak se navždy zbavit zbytečných e-mailů a získat čas na důležitější věci
Jen co otevřete počítač, vyskočí na vás desítky nových e-mailů? A všimli jste si kolik “naléhavých” požadavků druhých vás zaměstnává zbytečně? A kolik e-mailů posouvá dál - vaši skutečnou práci?
Dost lidí se veze v záplavě práce a nemá čas se ani zastavit a uvědomit si to
Většina to obvykle neřeší. Berou to jako nutné zlo ke své práci. Rezignovali. Úkoly jsou každý den stále nové a zítra budou další. Není čas to řešit. Jen se vezou v záplavě práce a úkolů neubývá. Spíš naopak. Není čas se ani zamyslet co s tím udělat.
Jak to řešíte vy?
- Řešení by mohlo být skoncovat s maily jako takovými, nic nepsat a neposílat. Vrátit se k poštovním holubům. Projela vám v hlavě někdy myšlenka, že by to chtělo změnu?
- Teď si představte. Najednou máte čas na skutečnou práci. Spousty času. Jak s ním naložíte? Máte totiž jen zlomek mailů. Nejste pod tlakem, že něco nestíháte. Hladina stresu klesá. Vy se posouváte skutečně důležitými kroky své práce, která má smysl.
Zastavte se a buďte pány svého času
Co takhle dodržovat nějaké zásady napříč firmou a snížit tak celkové vyprodukované množství e-mailů a tím i stres?
Tady jsou. Vychází z mnoha let z vlastních zkušeností se záplavou mailů. Sám jsem se s tím potýkal.
Ušetřete si spoustu času a nervů.
10 pravidel jak zatočit s maily, které všechny jen zdržují
(Pravidla firemní elektronické komunikace)
1. Pište profesionálně
- Profesionální e-mail by měl být co nejkratší a nejvýstižnější. Na úvod napište to nejdůležitější. Podrobnosti na závěr.
- Určitě by neměla chybět informace co se má po přečetní stát. Pokud chcete, aby někdo odpověděl, usnadněte mu to zvýrazněním jeho napsaného jména s požadavkem na akci, Můžete použít i zavináč @ u jeho jména.
- Je důležitý termín? Dejte na něj důraz.
Tip: Než napsat dlouhý e-mail, raději do něj vložte odkaz do sdílené složky, někam na web třeba Google disk nebo použijte přílohu.
2.Vyplňujte políčka Komu, Předmět a Kopie správně
- Políčko Komu: je vyhrazeno jen pro příjemce, kterým váš e-mail skutečně k něčemu bude. Pokud si nejste zcela jisti zda mail někomu poslat či ne, raději ho vynechte. Ušetříte mu čas i sobě. Čím většímu počtu lidí napíšete, tím více lidí vám může zbytečně odpovědět.
- Políčko Předmět: Nenechte ostatní tápat co je záměrem vašeho e-mailu. Buďte struční a výstižní.
- Předáváte jen informaci? Nezapomeňte napsat do předmětu “Pro info:” a krátce popsat o co jde.
- Když očekáváte odpověď, dejte sem “Odpovědět do XX.YY.ZZZZ “ a přidejte pár slov o tématu.
- Kopie: Zde uvádějte veřejně Adresátovi, kdo vidí váš e-mail také. A nebuďte alibisti. Skutečně to musí číst?
- Skrytá kopie: Používejte co nejméně.
3.Používejte správný prostředek komunikace
- E-mail je vhodný prvek komunikace, když nepotřebujete okamžitou odezvu. Nebo když potřebujete sdělit něco více lidem najednou.
- Super je pro přeposílání návodu nebo odkazu na něco. Předání důležité informace.
- Pokud si běžně vyměňujete krátké e-maily na jedno téma, zvažte zda by nebylo efektivnější zvednout telefon.
Tip: Pro udržení přehledu co se děje aktuálně, rychlé zprávy nebo třeba pochlubení co se komu podařilo můžete vytvořit skupinu na WhatsApp.
Všichni se budou cítit, že jsou součástí komunity.
4.Neobtěžujte
- Když vy jako příjemce dostane mail, který vám k ničemu není. Čas strávený s jeho čtením je čistá ztráta pro odesílatele i pro firmu. Neplýtvejte tedy časem.
- Až budete posílat další mail, zamyslete se. Opravdu všichni příjemci váš e-mail skutečně potřebují.
- Nepřeposílejte odpověď hromadně všem v konverzaci, když odpovídáte jen jednomu.
- Zdržující může být také, když vám třeba přijde informace, kde máte tankovat s firemním autem, ale vy ho nepoužíváte.
5.Nechte ostatní zpracovávat maily, kdy se to hodí jim
- Každý by měl být pánem svého času a byt tím tak co nejefektivnější. Nechte ostatní, aby si zpracování e-mailů sami naplánovali a mohli pracovat v dávkách.
- Dobrý příklad je, že maily zásadně neposíláte mimo pracovní dobu. Nechte ostatní se soustředit na skutečnou práci. Ne na maily.
6.Firemní newslettery posílejte rozumně
- Cílem ideálního interního newsletteru by mělo být v neobtěžující formě informovat kolegy o zajímavostech, novinkách a důležitých sděleních v jednom vydání. Vše v rozumném časovém sledu. Ideálně jednou za kvartál. Určitě ne častěji než 1 x za měsíc. Ti si to pak s gustem přečtou.
- Zároveň sami - odhlašte se z newsletterů. Nechte si jen ty , které něco dávají vám. Tam kde chtějí něco od vás. Nejčastěji peníze. Odhlašte. Buďtě nemilosrdní.
7.Využívejte pomocníky naplno
- Jistě znáte Outlook a podobné pomocníky. Ale věděli jste, že příjem a třídění pošty můžete automatizovat? Stačí si vytvořit podsložky přijaté pošty a používat automatická pravidla.
- Můžete si třeba nastavit pravidlo, že mail od určité osoby, která vám posílá jen maily “zbytečné maily” se vám rovnou označí jako přečtené a přesunou do podsložky přijaté pošty, do které se podíváte až když máte čas, třeba jen jednou týdně.
- A když si příště otevřete Outlook, tak napoprvé uvidíte jen ty důležité maily k vyřízení.
Používáte klávesové zkratky? Ušetří minutku (každý den ), ale klidně 1 hodinu měsíčně.
8.Pracujte v dávkách
- Pokud to vaše práce vyloženě nevyžaduje, vyřizujte novou poštu pravidelně jen v určitý čas.
- Třeba jen Ráno v 9:00. Nebo 2 x za den.
- Vždy to ale ohraničte pevným časem a pak se věnujte již důležité práci.
- Zvyknete si vyřizovat přednostně důležité zprávy. Když si zvyknete na tento jednoduchý návyk, budete minimálně o 100% produktivnější.
9.Rozhodněte ihned a nemilosrdně mažte
- Pokud máte vytvořené podsložky přijaté pošty, můžete si udržovat schránku s přijatou poštou stále prázdnou. Zbavíte se výrazně stresu a ušetříte hromadu času.
- Jakmile jednou přijatý mail otevřete, okamžitě se rozhodněte a udělejte jednu z těchto akcí.
- Smazat - buďte nemilosrdní, nechávejte si jen ty důležitější zprávy. Bude se vám pak lépe vyhledávat nějaký důležitý mail. Ostatní smažte.
- Zpracovat - přesuňte do podsložky “Zpracovat”, pokud e-mail potřebuje vaši větší pozornost nebo pokud by odpověď zabrala více než 2 minuty.
- Vyřídit ihned - pokud můžete. Ihned proveďte požadovanou akci ihned a uvolněte složku přijaté pošty. Už se k mailu vracet nebude muset.
- Archivovat - přesuňte do složky “Archiv”, kde si necháváte jen ty opravdu důležité zprávy. Třeba důležité info.
10.Pravidlo na závěr
Dodržujte tato pravidla, šiřte je dál a budujte kulturu efektivní práce s e-maily i u vás.
Informujte ostatní, že tato pravidla používáte, třeba tím, že jim přepošlete odkaz na tento článek. Získáte čas pro sebe i ostatní a zbavíte se výrazně stresu.