10 pravidel jak se zbavit zbytecnych mailu

10 pravidel, jak se navždy zbavit zbytečných e-mailů a získat čas na důležitější věci

Jen co otevřete počítač, vyskočí na vás desítky nových e-mailů? A všimli jste si kolik “naléhavých” požadavků druhých vás zaměstnává zbytečně? A kolik e-mailů posouvá dál - vaši skutečnou práci?

 

Dost lidí se veze v záplavě práce a nemá čas se ani zastavit a uvědomit si to

Většina to obvykle neřeší. Berou to jako nutné zlo ke své práci. Rezignovali. Úkoly jsou každý den stále nové a zítra budou další. Není čas to řešit. Jen se vezou v záplavě práce a úkolů neubývá. Spíš naopak. Není čas se ani zamyslet co s tím udělat. 

 

Jak to řešíte vy?

  • Řešení by mohlo být skoncovat s maily jako takovými, nic nepsat a neposílat. Vrátit se k  poštovním holubům. Projela vám v hlavě někdy myšlenka, že by to chtělo změnu?

 

  • Teď si představte. Najednou máte čas na skutečnou práci. Spousty času. Jak s ním naložíte? Máte totiž jen zlomek mailů. Nejste pod tlakem, že něco nestíháte. Hladina stresu klesá. Vy se posouváte skutečně důležitými kroky své práce, která má smysl.

 

Zastavte se a buďte pány svého času

Co takhle dodržovat nějaké zásady napříč firmou a snížit tak celkové vyprodukované množství e-mailů a tím i stres? 

Tady jsou. Vychází z mnoha let z vlastních zkušeností se záplavou mailů. Sám jsem se s tím potýkal. 

Ušetřete si spoustu času a nervů. 

 

 


10 pravidel jak zatočit s maily, které všechny jen zdržují 

(Pravidla firemní elektronické komunikace)

 

1. Pište profesionálně

  • Profesionální e-mail by měl být co nejkratší a nejvýstižnější. Na úvod napište to nejdůležitější. Podrobnosti na závěr.

 

  • Určitě by neměla chybět informace co se má po přečetní stát. Pokud chcete, aby někdo odpověděl, usnadněte mu to zvýrazněním jeho napsaného jména s požadavkem na akci,  Můžete použít i zavináč @ u jeho jména.

 

  • Je důležitý termín? Dejte na něj důraz.

Tip: Než napsat dlouhý e-mail, raději do něj vložte odkaz do sdílené složky, někam na web třeba Google disk nebo použijte přílohu. 

 

2.Vyplňujte políčka Komu, Předmět a Kopie správně

  • Políčko Komu: je vyhrazeno jen pro příjemce, kterým váš e-mail skutečně k něčemu bude. Pokud si nejste zcela jisti zda mail někomu poslat či ne, raději ho vynechte. Ušetříte mu čas i sobě. Čím většímu počtu lidí napíšete, tím více lidí vám může zbytečně odpovědět.

 

  • Políčko Předmět: Nenechte ostatní tápat co je záměrem vašeho e-mailu. Buďte struční a výstižní.

 

  • Předáváte jen informaci? Nezapomeňte napsat do předmětu “Pro info:” a krátce popsat o co jde.

 

  • Když očekáváte odpověď, dejte sem  “Odpovědět do XX.YY.ZZZZ “ a přidejte pár slov o tématu.

 

  • Kopie: Zde uvádějte veřejně Adresátovi, kdo vidí váš e-mail také. A nebuďte alibisti. Skutečně to musí číst?

 

  • Skrytá kopie: Používejte co nejméně.

 

3.Používejte správný prostředek komunikace

  • E-mail je vhodný prvek komunikace, když nepotřebujete okamžitou odezvu. Nebo když potřebujete sdělit něco více lidem najednou.

 

  • Super je pro přeposílání návodu nebo odkazu na něco. Předání důležité informace.

 

  • Pokud si běžně vyměňujete krátké e-maily na jedno téma, zvažte zda by nebylo efektivnější zvednout telefon.

 

Tip: Pro udržení přehledu co se děje aktuálně, rychlé zprávy nebo třeba pochlubení co se komu podařilo můžete vytvořit skupinu na WhatsApp. 

Všichni se budou cítit, že jsou součástí komunity. 

 

4.Neobtěžujte

  • Když vy jako příjemce dostane mail, který vám k ničemu není. Čas strávený s jeho čtením je čistá ztráta pro odesílatele i pro firmu. Neplýtvejte tedy časem.

 

  • Až budete posílat další mail, zamyslete se. Opravdu všichni příjemci váš e-mail skutečně potřebují.

 

  • Nepřeposílejte odpověď hromadně všem v konverzaci, když odpovídáte jen jednomu.

 

  • Zdržující může být také, když vám třeba přijde informace, kde máte tankovat s firemním autem, ale vy ho nepoužíváte.

 

5.Nechte ostatní zpracovávat maily, kdy se to hodí jim

  • Každý by měl být pánem svého času a byt tím tak co nejefektivnější. Nechte ostatní, aby si zpracování e-mailů sami naplánovali a mohli pracovat v dávkách.

 

  • Dobrý příklad je, že maily zásadně neposíláte mimo pracovní dobu. Nechte ostatní se soustředit na skutečnou práci. Ne na maily.

 

6.Firemní newslettery posílejte rozumně

  • Cílem ideálního interního newsletteru by mělo být v neobtěžující formě informovat kolegy o zajímavostech, novinkách a důležitých sděleních v jednom vydání. Vše v rozumném časovém sledu. Ideálně jednou za kvartál. Určitě ne častěji než 1 x za měsíc. Ti si to pak s gustem přečtou. 

 

  • Zároveň sami - odhlašte se z newsletterů. Nechte si jen ty , které něco dávají vám. Tam kde chtějí něco od vás. Nejčastěji peníze. Odhlašte. Buďtě nemilosrdní.

 

7.Využívejte pomocníky naplno

  • Jistě znáte Outlook a podobné pomocníky. Ale věděli jste, že příjem a třídění pošty můžete automatizovat? Stačí si vytvořit podsložky přijaté pošty a používat automatická pravidla.

 

  • Můžete si třeba nastavit pravidlo, že mail od určité osoby, která vám posílá jen maily “zbytečné maily” se vám rovnou označí jako přečtené a přesunou do podsložky přijaté pošty, do které se podíváte až když máte čas, třeba jen jednou týdně.

 

  • A když si příště otevřete Outlook, tak napoprvé uvidíte jen ty důležité maily k vyřízení.

 

Používáte klávesové zkratky? Ušetří minutku (každý den ), ale klidně 1 hodinu měsíčně.

 

8.Pracujte v dávkách

  • Pokud to vaše práce vyloženě nevyžaduje, vyřizujte novou poštu pravidelně jen v určitý čas.

 

  • Třeba jen Ráno v 9:00. Nebo 2 x  za den.

 

  • Vždy to ale ohraničte pevným časem a pak se věnujte již důležité práci.

 

  • Zvyknete si vyřizovat přednostně důležité zprávy. Když si zvyknete na tento jednoduchý návyk, budete minimálně o 100% produktivnější.

 

9.Rozhodněte ihned a nemilosrdně mažte

  • Pokud máte vytvořené podsložky přijaté pošty, můžete si udržovat schránku s přijatou poštou stále prázdnou. Zbavíte se výrazně stresu a ušetříte hromadu času.

 

  • Jakmile jednou přijatý mail otevřete, okamžitě se rozhodněte a udělejte jednu z těchto akcí.

 

  • Smazat - buďte nemilosrdní, nechávejte si jen ty důležitější zprávy. Bude se vám pak lépe vyhledávat nějaký důležitý mail. Ostatní smažte.

 

  • Zpracovat - přesuňte do podsložky “Zpracovat”, pokud e-mail potřebuje vaši větší pozornost nebo pokud by odpověď zabrala více než 2 minuty.

 

  • Vyřídit ihned - pokud můžete. Ihned proveďte požadovanou akci ihned a uvolněte složku přijaté pošty. Už se k mailu vracet nebude muset.

 

  • Archivovat - přesuňte do složky “Archiv”, kde si necháváte jen ty opravdu důležité zprávy. Třeba důležité info.

 

10.Pravidlo na závěr

Dodržujte tato pravidla, šiřte je dál a budujte kulturu efektivní práce s e-maily i u vás.

 Informujte ostatní, že tato pravidla používáte, třeba tím, že jim přepošlete odkaz na tento článek. Získáte čas pro sebe i ostatní a zbavíte se výrazně stresu. 

 

Tip: Máte firemní auto a píšete knihu jízd ručně? NEMUSÍTE. Může se psát sama.